対象

Unlimitedプラン
オプション（名刺OCR取り込み機能）をご契約のお客様

概要

名刺をスキャンしたPDFデータをMazricaにアップロードすると、名刺の内容をOCR（文字認識）で読み取り、取引先・コンタクト・名刺データをまとめて登録できます。

展示会などで多くの名刺を交換したときに、名刺を1枚ずつ登録する手間を減らせます。

名刺の読み取り結果は、登録前に画面上で確認し、手入力で修正できます。
既存の取引先・コンタクトと重複する場合は、名寄せによって新規登録か更新かが自動で判別されます。

ご利用前の確認

権限の設定

名刺一括取り込みを利用するには、プロファイルの「一括登録・更新」内にある「名刺一括取り込み」権限をONにします。デフォルトでは、管理者のみ利用できます。

詳しい設定方法はこちら。

PDFファイルの条件

名刺一括取り込みでアップロードできるPDFファイルの条件は、次の表のとおりです。

項目	条件
対応ファイル形式	PDFのみ
1回のアップロードの上限	100MB（名刺約100枚分）
上限を超える場合	PDFを複数に分けて、複数回に分けてアップロードします
名刺の配置	PDFは1ページに名刺1枚で作成します 1ページに名刺が2枚以上あると、正しく取り込めません

名刺PDFを取り込む

アクセス

メニュー＞名刺一括取り込み

手順

お手持ちのスキャナーや複合機で名刺をスキャンし、名刺1枚を1ページにしたPDFデータを用意します
サイドメニューの「名刺一括取り込み」を開き、PDFデータをアップロードします
名刺交換者（誰が獲得した名刺として取り込むか）を選択します
選択できるのは1人だけです。選択後の確認ダイアログには、選択した交換者名が表示されます。
取引先の名寄せルールなどの取り込み設定を選択し、取り込みを実行します
設定できる項目は「取り込み設定」をご確認ください。
読み取りが完了したら、履歴一覧の「データ登録」をクリックします
取引先、続いてコンタクトの内容が表示されるので、内容を確認します。
OCRの読み取りに誤りがある場合は、手入力で修正できます。
画面の案内に沿って登録を完了します
登録した名刺は、コンタクト詳細画面の名刺タブから確認できます。

取り込み設定

取り込み設定では、次の表の項目を選択します。

項目	選択肢	補足
名刺読み取り失敗の判定基準	必須項目（取引先名、コンタクトの名前）が読み取れない場合のみ失敗とする（デフォルト）必須・任意を問わず、1項目でも読み取れない場合に失敗とする	「失敗」と判定された名刺は、あとから内容を入力して再取り込みできます
取引先の名寄せルール	取引先名が一致取引先名＋住所が一致	支店ごとに取引先を分けたい場合は「取引先名＋住所が一致」を選択します
コンタクトの名寄せルール	メールアドレスが一致	固定で、変更できません
重複する取引先・コンタクトの更新	取り込む名刺の情報で更新しない（デフォルト）取り込む名刺の情報で更新する	「更新する」を選ぶと、重複した取引先・コンタクトが名刺の内容で上書きされます

名寄せの仕組み

名刺一括取り込みの名寄せは、次の2段階で行われます。

PDF内の名寄せ
同じPDFに同じ取引先の名刺が複数ある場合、「取引先名＋住所」が一致する名刺を1つの取引先にまとめます。このルールは固定で、選択できません。
コンタクトはPDF内では名寄せしません。
既存データとの名寄せ
取り込み設定で選択した名寄せルールで、既存の取引先・コンタクトと照合します。
一致しない場合は新規登録、一致した場合は更新として扱います。

名寄せでは、全角と半角、法人格の略称、英字の大文字と小文字、前後や途中の空白の違いを自動で補正して照合します。

たとえば、「ABC株式会社」と「abc株式会社」は同じ取引先と判定されます。

既存データと一致した場合、内容確認画面の各項目に既存データが自動で入力されます。

名刺の内容が既存データと異なる項目は、色付きで強調表示されます。

そのまま登録すると、既存データが名刺の内容で上書きされます。

上書きしたくない場合は、「既存データの値を保持」ボタンをクリックすると、色付きの項目をまとめて既存データの内容に戻せます。

1項目だけ戻したい場合は、その項目を編集状態にすると、既存データの値が候補として表示されます。

取り込み結果の確認

取り込みの状況は、履歴一覧のステータスで確認できます。
ステータスと表示されるボタンは、次の表のとおりです。

ステータス	内容	表示されるボタン
実行中	PDFの読み取りと登録を処理しています	なし
完了	すべての名刺を読み取り、登録できました	取り込み結果
一部失敗	一部の名刺を読み取れませんでしたが、読み取れた名刺は登録されました	取り込み結果
失敗	PDFの内容を読み取れなかった、または登録に失敗しました	エラー確認すべての名刺を読み取れなかった場合は「取り込み結果」

「結果確認」をクリックすると、結果確認画面が表示されます。

内訳確認画面で登録内容の詳細を確認し、結果をCSVファイルで出力することもできます。

出力したCSVファイルは、コンタクト一括更新（CSVファイル）でそのまま更新に利用できます。

読み取れなかった名刺を再取り込みする

ステータスが「一部失敗」の場合は、読み取れなかった名刺を、内容を入力して再取り込みできます。

結果確認画面の「再取り込みへ進む」をクリックします
名刺画像をクリックすると、名刺をプレビューで確認できます
名刺を見ながら、入力欄に内容を入力します。
必須項目が未入力の欄は赤色になり、「入力してください。」と表示されます
文字数やメールアドレスの形式など、既存の入力チェックに合わない場合も赤色で表示されます。
1項目でもエラーがあると、「まとめて登録」ボタンは押せません
すべてのエラーを解消したら、「まとめて登録」をクリックします。
「データ登録/更新を開始します。よろしいですか？」と表示されるので、「実行」をクリックします

再取り込みでは、取り込み設定を選び直す必要はありません。

最初の取り込みで選択した名寄せルールと更新設定がそのまま使われます。

コンタクトの「取引先名」は編集できません。取引先の内容で確定した取引先名が、そのまま入ります。

登録した名刺の確認

取り込んだ名刺データは、コンタクト詳細画面の名刺タブに保存されます。

名刺タブの見方はコンタクト情報画面をご確認ください。

エラーが表示された場合

名刺一括取り込みで表示されるメッセージと、その意味は次の表のとおりです。

メッセージ	意味／対処方法
ファイルの内容を読み取ることができませんでした。アップロードしたファイルをご確認のうえ、修正したファイルまたは別のPDFファイルを再度アップロードしてください。	空のPDFや画像のないPDFなどが原因です。 PDFの内容を確認して、再度アップロードします
名刺取り込み結果によるデータ登録/更新に失敗しました。 PDFファイルを再度アップロードしてください。	登録・更新の処理に失敗しました。同じPDFを再度アップロードします
再取り込み用名刺データ編集によるデータ登録/更新に失敗しました。お手数ですが、再度編集の上データ登録/更新を行ってください。	再取り込みの登録に失敗しました。もう一度、入力内容を確認して登録します
1ページに複数の名刺を配置したPDFファイルは正しく取り込めません。 PDFファイルは名刺1枚につき1ページで作成してください。	PDFを、名刺1枚を1ページにして作り直します
取引先とコンタクトのデータを操作する権限がないので、「データ登録」はできません。	「名刺一括取り込み」権限とは別に、取引先・コンタクトを登録・編集する権限が必要です。管理者に権限の付与を依頼します

注意事項

名刺一括取り込みで作成・更新したコンタクトの変更履歴は記録されません。
名刺一括取り込みで新規作成した取引先は、企業データベースとの自動紐付けは行われません。
メールに添付された名刺画像からの取り込みには対応していません。PDFデータのみ取り込めます。

よくあるご質問

名刺が100枚を超える場合は、どうすればよいですか？

1回のアップロードの上限は100MB（名刺約100枚分）です。
上限を超える場合は、PDFを複数に分けて、複数回に分けてアップロードします。

名刺交換者を複数人選択できますか？

選択できるのは1人だけです。名刺交換者ごとにPDFを分けて、それぞれアップロードします。

PDF以外のファイル形式で取り込めますか？

取り込めません。名刺一括取り込みで対応しているファイル形式はPDFのみです。
PDF以外のファイルをアップロードすると、ファイル形式のエラーが表示されます。

名刺OCR取り込み機能（モバイル）との違いは何ですか？

PDFの一括取り込みは、名刺をスキャンしたPDFデータをまとめて登録する機能です。
モバイル端末のカメラを利用して名刺を読み取る方法は、名刺OCR取り込み機能（モバイル）をご確認ください。

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